Auxiliar Administrativo

En Index EleMec SRL / Index Condo buscamos un/a Auxiliar Administrativo(a) – Servicio al Cliente para integrarse a nuestro equipo de Operaciones. La posición tendrá como objetivo brindar apoyo operativo y administrativo en la gestión de atención a clientes, proveedores y procesos internos, garantizando una respuesta oportuna, el adecuado seguimiento de los requerimientos y el cumplimiento de los estándares establecidos por la empresa. Buscamos una persona organizada, responsable, orientada al servicio y con capacidad para manejar simultáneamente diferentes solicitudes, clientes, proveedores y procesos administrativos. Principales responsabilidades Atender y orientar a clientes vía teléfono, WhatsApp y correo electrónico. Registrar, verificar y dar seguimiento a tickets, solicitudes e incidencias de clientes. Dar seguimiento a los requerimientos hasta su solución, cierre o escalamiento correspondiente. Priorizar adecuadamente tickets críticos y situaciones de emergencia. Brindar apoyo administrativo general en gestión de correos, archivo, atención telefónica y mensajería. Llevar el control de combustibles, cisternas y otros servicios básicos relacionados con los clientes. Gestionar y controlar solicitudes y entregas de materiales de limpieza. Dar seguimiento a proveedores y trabajos programados. Verificar el cumplimiento de proveedores y reportar oportunamente retrasos o incumplimientos. Mantener actualizada la base de datos de proveedores. Registrar y controlar facturas de egresos y sus respectivos soportes. Gestionar reservaciones de áreas y mantener organizada la documentación relacionada con las normas de los condominios. Apoyar en la preparación y envío de cartas, avisos y comunicaciones formales. Coordinar y dar seguimiento a la asistencia del personal asignado a condominios. Reportar oportunamente cualquier ausencia o situación que pueda afectar las operaciones. Mantener organizado el archivo y la documentación administrativa. Brindar apoyo en conciliaciones bancarias y reportes financieros cuando sea requerido. Utilizar los sistemas administrativos de la empresa, incluyendo CondoFácil. Mantener registros completos y actualizados de las gestiones realizadas. Ejecutar las demás funciones relacionadas con la posición que sean necesarias para garantizar la continuidad y calidad del servicio. Requisitos Estudiante universitario/a o técnico/a en Administración, Servicio al Cliente, Contabilidad o carreras afines. Mínimo 1 año de experiencia en servicio al cliente, asistencia administrativa, gestión de tickets o coordinación operativa. Se valorará experiencia previa trabajando con condominios, administración de propiedades o empresas de servicios. Buen manejo de herramientas tecnológicas y sistemas administrativos. Experiencia en atención al cliente mediante teléfono, WhatsApp y correo electrónico. Capacidad para registrar y dar seguimiento a solicitudes y tickets. Buen manejo de Microsoft Office. Capacidad para organizar archivos, documentos y bases de datos. Conocimientos básicos de registro y control de facturas. Facilidad para aprender y utilizar plataformas administrativas. Se valorará experiencia utilizando CondoFácil o plataformas similares. Competencias requeridas Excelente orientación al cliente. Comunicación efectiva. Organización y seguimiento. Sentido de urgencia. Atención a los detalles. Responsabilidad y compromiso. Capacidad para manejar múltiples requerimientos simultáneamente. Proactividad. Capacidad para identificar y escalar situaciones críticas. Trabajo en equipo. Buena actitud y disposición de servicio. Capacidad para trabajar bajo procedimientos y controles. Aspectos críticos de la posición Esta posición requiere un alto nivel de responsabilidad en el seguimiento operativo. Se Espera Especial Atención En Control de combustible, cisternas y servicios básicos. Gestión oportuna de tickets críticos y emergencias. Exactitud en el registro de facturas. Seguimiento de la asistencia del personal. Seguimiento oportuno a proveedores. Cumplimiento de trabajos programados. Correcta atención y comunicación con los clientes. Actualización de bases de datos y documentación. El cumplimiento de estos aspectos será considerado dentro de la evaluación de desempeño de la posición. Condiciones y beneficios Salario base: [Definir]. Bono variable por desempeño y cumplimiento de metas. Oportunidad de aprendizaje y desarrollo profesional. Participación en una empresa en crecimiento y proceso de expansión. Ambiente de trabajo orientado a procesos, servicio, tecnología y mejora continua. Perfil que buscamos Buscamos una persona que comprenda que Servicio al Cliente no consiste únicamente en responder mensajes, sino en dar seguimiento hasta que cada requerimiento tenga una respuesta, solución o escalamiento adecuado. Debe ser una persona organizada, comunicativa y proactiva, capaz de detectar situaciones que puedan afectar la operación y actuar oportunamente. La persona seleccionada tendrá contacto constante con clientes, proveedores, personal operativo y diferentes departamentos de la empresa, por lo que deberá demostrar profesionalismo, criterio, discreción y excelente actitud de servicio. Si tienes experiencia en Servicio al Cliente y Administración, eres organizado/a y disfrutas dar seguimiento y solucionar requerimientos, queremos conocer tu perfil.