Coordinador Administrativo y Contable

Role: Coordinador Administrativo y Contable

Modality: Onsite

Place: Op Smile Dominican Republic 

City: Santo Domingo, Dominican Republic 

Tiempo de Contrato:

Periodo de prueba 6 meses

Compromiso mínimo de 2 años

Salario: RD$55,000.00

Descripción General:

El Coordinador de Finanzas y Administración, gestiona y coordina las acciones básicas contables de Operación Sonrisa Republica Dominicana y en general lo relativo a la gestión de facturación, cartera, conciliaciones, informes a OSI, rendir información tributaria, gestiones de auditorías, entre otras actividades relacionadas. También brinda apoyo en la planificación presupuestaria ofreciendo información y asesoramiento financiero que les permitirá tomar las mejores decisiones programáticas para la Organización.

Este puesto también implica la responsabilidad de garantizar que las políticas y los procedimientos de la Organización cumplan con los estándares éticos y regulatorios del país y que se administren y respeten todas las actividades financieras diarias. La persona que ocupe este puesto reportará al Director Ejecutivo y mantendrá una constante coordinación con el Director Regional y el Director de Finanzas Regional. Además, será responsable de manejar de manera eficiente y precisa las necesidades contables y administrativas diarias de la fundación.

Principales Funciones

Finanzas:

• Estandarizar, sistematizar y supervisar los procesos contables para proporcionar información contable y financiera, que muestren los resultados de OSRD y su posición financiera, permitiendo tomar decisiones de manera oportuna.
• Procesar facturas, órdenes de compra e informes de gastos, garantizando la precisión y el cumplimiento de las políticas de la organización.
• Mantener registros de proveedores y clientes, conciliar estados de cuenta y resolver cualquier discrepancia.
• Preparar y emitir pagos y recibos.
• Preparación de cuentas mensuales desde los documentos fuente hasta el balance de comprobación.
• Seguimiento financiero general y presupuesto (informes de gastos mensuales; informes trimestrales; documentación de donaciones en especie; registro de donaciones monetarias).
• Revisión y aprobación de informes de gastos del personal.
• Supervisar el pago de gastos.
• Procesamiento de nóminas. Gestión y mantenimiento del sistema de nóminas y licencias para todo el personal. Actualización y mantenimiento de registros de nóminas. Enlace con el personal y la gerencia sobre consultas relacionadas con la nómina.
• Mantener la documentación financiera organizada y precisa, incluidos contratos, facturas, recibos. Garantizar el cumplimiento de las políticas de conservación y mantenimiento de registros.
• Ayudar con auditorías internas y externas, proporcionando la documentación y el apoyo necesarios. Ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones financieras y los requisitos de informes.
• Implementación de sistemas aprobados por la gerencia.
• Trabajar con otros departamentos, como Programas y Logística, para recopilar información financiera, respaldar los procesos de presupuestación y brindar información financiera según sea necesario.
•  Interactuar con proveedores y prestadores de servicios para resolver cualquier problema relacionado con los gastos, como discrepancias en las facturas, consultas sobre la facturación o recibos faltantes. Mantener una comunicación profesional y oportuna para garantizar una resolución rápida.
• Garantizar una liquidación, informes y planificación financiera adecuados junto con los anticipos de efectivo y la financiación restringida.
• Ejecutar el proceso de formulación de Balance General y Estado de Perdidas y Garantías de OSRD y otros reportes financieros, manteniendo actualizado y clasificados los archivos y registro de información y documentación.
• Emitir balances, anexos y otros documentos del sistema contable.
• Preparar reportes para uso interno y externos que se requieran.
• Supervisar la custodia y efectuar la devolución de los Títulos de Valores dejados en garantía de contrato o participación en las diferentes modalidades de compra, por los proveedores de bienes y servicios.
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, lo que incluye efectuar cálculos y determinación de impuestos, cumpliendo con las normativas contables y tributarias del país.Revisar que la institución este cumpliendo con las obligaciones fiscales, esto se realiza con apoyo del equipo de abogados.
• Auditar el proceso del manejo de inventarios de medicamentos e insumos que son manejados por programas.
• Coordinar, supervisar y mantener actualizado el inventario de activos, bienes y recursos de la fundación.
• Atender los requerimientos de información de órganos de control y auditores externos (suministrar documentos, información facilitando la labor de los auditores) 

 Administración y RRHH:

• Mantener los archivos, registros y bases de datos de manera ordenada, organizada y actualizada de los documentos legales de la fundación.
• Administrar el funcionamiento diario de la oficina, incluidos Internet, teléfonos móviles, computadoras, papelería, compras, etc.
• Mantener un sistema de archivo para la oficina y administrar la correspondencia entrante y saliente.
• Apoyar al director ejecutivo y a la junta directiva con la renovación de convenios anuales, contratos de alquiler y arrendamiento.
• Mantener un seguro adecuado para proteger los activos, salvaguardar las operaciones y minimizar la posible responsabilidad.
• Colaborar en la coordinación de recursos, como personal, equipos y suministros.
• Colaborar con departamentos internos y proveedores externos para garantizar la disponibilidad y la entrega oportuna de los recursos necesarios.
• Realizar cotizaciones, órdenes de compra y pago a proveedores fijos.
• Dar seguimiento a los contratos de mantenimiento (fumigación, reparación o mantenimiento de computadoras, Aires Acondicionados, y otros)
• Organiza, actualizar, y manejar base de datos de los proveedores, patrocinadores, staff, donantes
• Control mensual de las vacaciones de cada uno de los trabajadores.
• Coordinar toda gestión de recursos humanos que amerite acciones locales con otras partes o instituciones.

Generales

· Lo que la Junta Directiva, Director Ejecutivo le asignen.

· Colaboración con el comité de finanzas y auditores externos.

· Colaboración con la Gerencia Regional de Finanzas.

Perfil requerido para Contador/Administrador:

• Licenciatura Contabilidad, Finanzas, Economía de preferencia con especialidad en gestión tributaria o finanzas.
• Bilingüe: Ingles/ Español (Avanzado ambos idiomas)
• Entre 4-5 años de experiencia como contador (sector público, privado o no gubernamental)
• Manejo de paquetes contables (QuickBooks, Xero, Peachtree)
• Disponibilidad para viajar al interior y exterior del país y para trabajar en ciertas ocasiones noches y fines de semana.

Habilidades

• Detallado, muy organizado y con la habilidad de manejar varias actividades a la vez.
• Habilidad de trabajar en equipo, pensamiento crítico y proactividad para resolver situaciones emergentes.
• Deseo de ayudar a los demás y habilidades para relacionarse con distintos grupos de la sociedad.
• Habilidad de trabajar independiente y tomar la iniciativa y liderazgo. Confianza para dirigir grupos grandes.
• Capacidad de trabajar bajo poca supervisión.
• Capacidad de análisis y síntesis.
• Líder. 
• Buenas habilidades para la redacción y manejo de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.