Asistente de Dirección

Cayacoa Group | Punta Cana, República Dominicana Cayacoa Group es una empresa especializada en la promoción inmobiliaria turística y residencial en Punta Cana, República Dominicana. En pleno proceso de crecimiento y expansión, buscamos incorporar un/a Asistente/a de Dirección con fuerte orientación a la gestión documental, que contribuya a fortalecer la organización, el control y la trazabilidad de la información corporativa. Objetivo del Puesto Garantizar la correcta organización, clasificación, digitalización, custodia y trazabilidad de la documentación de la compañía, facilitando su consulta y recuperación eficiente. Asimismo, brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Dirección, coordinando agendas, reuniones, comunicaciones y el seguimiento de compromisos. Formación Requerida Técnico o licenciado en Administración de Empresas, Gestión Documental, Archivística, Secretariado Ejecutivo o áreas afines. Se valorará formación complementaria en gestión documental, administración de archivos, digitalización o sistemas de información. Experiencia Mínimo 3 años de experiencia en gestión documental, administración de oficinas, asistencia ejecutiva o posiciones similares. Experiencia demostrable en organización y control de archivos físicos y digitales. Experiencia en clasificación, registro, digitalización, actualización y recuperación de documentos. Se valorará experiencia en soporte directo a Dirección o Gerencia General. Preferiblemente, experiencia en empresas inmobiliarias, constructoras, arquitectura, hotelería o consultoría. Funciones principales 1. Gestión documental y control de archivos Organizar, clasificar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la compañía. Diseñar y mantener una estructura documental ordenada, con criterios claros de clasificación, nomenclatura, almacenamiento y acceso. Digitalizar documentos y garantizar su correcta indexación, registro y localización. Controlar versiones, fechas, vigencias y trazabilidad de los documentos. Gestionar expedientes de contratos, licencias, permisos, informes, documentación societaria y otros registros corporativos. Establecer mecanismos de seguimiento para identificar documentación pendiente, vencida o próxima a vencer. Garantizar la confidencialidad, integridad y custodia de la información. Facilitar la recuperación rápida de documentos y atender solicitudes internas de consulta. Identificar oportunidades de mejora y contribuir a la digitalización y estandarización de los procesos documentales. 2. Asistencia ejecutiva a Dirección Coordinar agendas, reuniones y compromisos de Dirección. Preparar presentaciones, informes, correspondencia y documentación ejecutiva. Redactar actas, registrar acuerdos y realizar seguimiento de los compromisos adquiridos. Gestionar comunicaciones internas y externas, así como la coordinación con proveedores, consultores, clientes y organismos públicos. Coordinar reservas, viajes y aspectos logísticos de reuniones y eventos corporativos. Competencias clave Excelente organización, planificación y estructuración de la información. Atención al detalle y rigor en el manejo documental. Discreción y confidencialidad. Capacidad analítica para ordenar información y mejorar procedimientos. Proactividad, autonomía y orientación a resultados. Comunicación escrita y oral efectiva. Capacidad para gestionar prioridades y cumplir plazos. Responsabilidad en el control y seguimiento de documentos y compromisos. Herramientas y Conocimientos Dominio de Microsoft Office, especialmente Word, Excel y Outlook. Manejo de SharePoint, OneDrive, Teams u otras plataformas de gestión documental. Experiencia con sistemas de archivo digital, repositorios documentales o bases de datos. Inglés intermedio, con capacidad para gestionar comunicaciones y documentación básica en este idioma. ¿Qué buscamos? Una persona metódica, organizada y orientada al control de la información, capaz de construir y mantener un sistema documental fiable, facilitar el acceso a la documentación corporativa y proporcionar un soporte eficiente a la Dirección.